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化学化验员证书怎么考？化学检验员培训学什么-实验室样品管理全指南

你是否曾陷入这样的窘境：送检样品包装破损却未及时记录，检测到一半时找不到对应样品编号，或是留样到期却不知该如何合规处置？在实验室的日常运作中，样品管理贯穿于从采集到最终处理的每一个环节，它不仅是保障检测结果准确、可溯源的关键，更是实验室质量控制的核心要素。看似琐碎的流程里，实则藏着不少“细节决定成败”的关键点。

一、管理检测样品，必须做好这8大环节

（一）样品的采集：确保代表性、公正性

样品采集是整个检测流程的源头，其质量直接决定了后续检测的意义。为了确保样品的代表性、可获性和公证性，采样时需遵循以下三个核心原则：

1. 代表性：采样过程中必须克服各种干扰因素，如环境变化、人为污染等，确保所采集的样品能够最大限度地接近总体情况。例如，在采集水质样品时，应选择具有代表性的采样点，避免在排污口或水流湍急处采样，以免导致结果失真。

2. 可获性：在特殊情况下，如特殊环境下仅能获取部分样品时，应以样品可获性为前提，并做好详细记录。例如，在采集野生动物组织样品时，若因保护原因无法获取完整个体，应记录采样部位、数量及采样环境等信息。

3. 公证性：采样工作必须由“接受过培训且考核合格”的有资质人员进行。必要时，现场应与受检单位陪同人员共同签封，填写《样品采集记录表》，并由双方签字确认，以确保采样过程的公正性和可追溯性。

（二）样品的接收：规范审核，避免错漏

接收样品时，需严格按照“填单→审核→核查→受理”四步走流程进行，确保每一步都得到有效执行：

1. 填写委托书：无论抽检还是送检，委托方均需先填写《样品检验委托书》。该委托书一般一式两份，一份留检验机构存档，一份交委托方作为领取报告的凭证。

2. 审核委托书：接收人员需仔细检查委托书的填写是否规范，包括无空项、手续齐备、资料完整等。同时，还需核对引用的标准是否正确、适宜，避免因标准错误导致检测结果无效。

3. 核查样品：样品需与委托书内容一致，包装需完好无损。若包装破损，需做详细的文字记录。此外，送检数量需满足“检验、复验、仲裁”的需求。若仅够检验需特别说明，以免后续检测时因样品不足而无法进行。

4. 正式受理：接收人员在委托书上签字确认，并承诺出具报告的日期，完成样品的正式受理。

（三）样品的编号：保证溯源，避免混淆

样品编号的核心是“可溯源、防混淆”。为了实现这一目标，需遵循以下两个原则：

1. 唯一性：原则上一份样品对应一个唯一性编号，以满足CNAS（中国合格评定国家认可委员会）关于“避免混淆”的要求。同一事件的若干样品可视为一份，共用一个编号。

2. 规则性：编号可由“年份+样品类别代码+序号”组成，或其他实验室适用的规则。一般由样品接收部门统一编制。有LIMS（实验室信息管理系统）系统的实验室可由系统自动生成编号，以确保其唯一性。

（四）样品的识别：明确状态，不搞混

样品识别需涵盖“唯一性编号+试验状态”，以避免不同阶段样品混淆。具体识别内容包括：

1. 唯一性编号：即样品受理编号，用于唯一标识每个样品。

2. 样品状态标识：包括未检、在检、检毕、留样等状态。检毕样品需额外标注“合格”或“不合格”。

3. 细分标识：若同一样品有多个包装，需在受理编号后加“横杠+数字”细分，如“2024-J-001-1”“2024-J-001-2”，以确保每个包装可唯一识别。

4. 标签粘贴：样品管理员需将识别标签逐一贴在样品上，避免遗漏。

（五）样品的流转：全程可追溯，防损坏

样品流转需做好“交接记录+状态防护”，具体流程如下：

1. 交接单下达：样品受理后，承办人根据委托书要求，下达《样品检验交接单》，通知检测室样品管理员取待检样品。

2. 交接签收：检测室样品管理员在交接时，需核查样品状态，并在交接单上签收确认。

3. 统一登记：样品到检测室后，由检测室样品管理员统一登记，“未检、在检、检毕”样品需分开存放。

4. 领取与防护：检测员领取样品时，样品识别号不得更改。流转和检测过程中需做好防护，避免非检测性损坏或丢失。

（六）分包样品的管理：责任明确，留凭证

若样品需分包给其他实验室，需做好以下三点：

1. 交付前检查：交付前检查样品完好性，获取分包实验室的接收凭证。

2. 分包登记：分包管理部门做好分包样品的登记工作，记录分包实验室名称、样品编号、数量等信息。

3. 样品保护：要求分包方采取措施保护样品完整性，做好样品标记和保管。

（七）样品的贮存、保管：环境合规，分类存放

样品贮存需有专门设施和规范管理，关键要求如下：

1. 专门设施：设专门样品室，配备适宜设施，如温湿度计、防爆柜等。由样品管理员专人负责，限制无关人员出入。

2. 环境要求：贮存环境需安全、无腐蚀、清洁干燥、通风良好。温湿度需定期监控并记录。

3. 特殊环境：对有特殊环境要求的样品，如低温、避光等，需严格控制环境条件并定期记录。

4. 留样管理：留样需按规定数量、品种留存，以备复检或仲裁。腐蚀性、易燃、易爆、有毒等危险样品，需隔离存放并做明显标记。

5. 分类保存：样品管理员需对留样逐一验收登记，按性质分类保存。

（八）样品的处理：按规处置，留痕可查

报告发出后，样品处理需分情况执行，核心是“留样期合规+处置留记录”：

1. 客户领回（留样期满后）：客户凭《样品检验委托书》到样品室，由样品管理员办理退样手续。

2. 客户提前领回（留样期内）：客户需在委托书上签注“对本检测报告无异议”，方可办理退样。

3. 留样期已过的样品：按客户在委托书中填写的要求处置。

4. 需监护处理的样品：如有毒、有害样品，样品管理员需按规定办法监护处理，防止污染环境或造成危害。处置过程需有详细记录。

二、样品管理不可忽视的4个小细节

（一）检测样品流转：步步留痕

样品管理员需对所有送检样品做好记录，按要求交检测室并办交接手续。检测人员核对样品后按要求制样，试毕后将样品放入“已检区”。流转中不得更改样品识别号，以确保溯源。

（二）检测样品的贮存：检毕样品专人保管

“检毕”样品及客户有特殊要求的剩余样品，需交样品管理员统一“留存”保管，不得随意存放。这有助于防止样品丢失或混淆，确保检测结果的准确性。

（三）检测样品的处置：留样期有明确规定

试毕样品留样期不得少于国家法律法规规定的期限。无特殊要求的剩余样品，留样期不超过报告申诉期。实验室内部常规例行委托的样品，无特殊要求时留样期为1星期。这有助于在需要时进行复检或仲裁。

（四）检测样品的保密与安全：责任到人

严格按与客户的协议或规定管理样品，对样品、技术资料及信息负有保密责任。特殊要求的样品，需在接收、流转、贮存、处置全流程采取安全防护措施，保证样品完好和信息机密。例如，对涉及商业秘密的样品，需采取加密存储、限制访问等措施。

三、样品室规范管理：从职责到罚则，清晰明确

（一）样品管理员的核心职责

1. 环境维护：保证样品室清洁、整齐，确保快速查找样品。

2. 人员管理：禁止无关人员随意进出样品室，有权监督进出人员活动，拒绝违规行为。

3. 样品管理：未经同意，不得允许他人将样品带入/带出样品室。对样品室异常状况负责，发现问题及时向领导汇报。

（二）样品室一般规定

1. 日常清理：每日清理样品室，保持整洁有序。

2. 新样品处理：新样品到后，需检查完好性，及时入库、贴标、拍照（图片以货号命名，按厂家、日期分类存电脑）、入账、排放/收藏。

3. 标签要求：样品标签需完整，标明货号、颜色等信息。标签贴于鞋底等不易脱落的位置。

4. 出入库管理：样品出入库需有单据，双方签字确认，去向落实到人。

（三）出库管理：严防问题样品流出

1. 出库前检查：出库前检查样品完好性，杜绝带有原厂家商标、电话、地址、金额等信息的样品流出。否则，按规定扣发岗位津贴。

2. 凭单出库：凭出库单出库，领样人、管理员签字后方可放行。

3. 样品保护：样品外借/出库不得损坏，如有毁损，管理员可申请赔偿。

（四）入库管理：规范登记，定期盘点

1. 验货入库：按到货单验货，检查样品完好性，及时入库、贴标、拍照、入账。

2. 样品保护：入箱样品需做好保护（填纸、装袋），箱上标明数量、品名、厂家等信息，按厂家分类存放。

3. 定期整理：定期整理样品室，挑出破损、长期不用或重复样品报批作废。可配成对的鞋子单独装箱，跨年度成对鞋报批处理。

4. 样品架摆放：样品架按“厂家→类型→材质”顺序摆放，用吊牌标注，定期整理。

5. 定期盘点：每月27日盘点，盈亏需追责（按财务核算金额比例赔付）。

（五）罚则：明确违规后果

1. 环境违规：样品室门、灯、空调未关，一次扣罚责任人5元。

2. 私自外借：管理员私自外借样品/资料，视情节扣罚当月岗位津贴。

3. 不良样品流入：因管理员失误导致不良样品流入客户手中，扣除当月岗位津贴。

4. 信息泄露：样品带厂家信息导致客户获取，视为失职，扣罚当月岗位津贴。

5. 样品丢失：样品丢失或去向不明，管理员需原价赔偿。

样品管理看似是实验室的“后勤工作”，实则是检测数据真实可靠的“第一道防线”。从采集时的代表性，到接收时的规范审核，再到流转中的可溯源、贮存时的合规防护，每一个细节都不能马虎。这份指南涵盖了样品管理的全流程要点，无论是新手入门还是日常规范，都能帮你理清思路，让样品管理更高效、更合规，为准确检测打下坚实基础。希望每一位实验室工作人员都能重视样品管理，从细节做起，共同守护检测数据的质量与安全。